Outlook は電子メール・アドレス管理・予定表・仕事管理などの機能などからなる、業務管理の一元化を目的とした個人情報管理ソフトです。主として会社内などの組織内で使うためのツールで、一般にグループウェアといいます。ただ、2015年7月に発売されたWindows10からは、他に使いやすいメールソフトの標準インスト―ルがないため、多くの人がその電子メール機能のみを単にメールソフトとして使っています。
　今回はOutlookのアドレス帳の作成とその利用法を考えることにします。Outlook はもともとグループウェアですから、そのアドレス帳もかなり仰々しい仕様になっています。一般にメールのアドレス帳は氏名とメールアドレスがあれば十分ですので、その部分だけを利用すればアドレス帳として何とか使えます。

＜Outlookの基本的な操作＞
　アドレス帳の説明の前に、Outlookの基本的な操作を少し復習することにします。下図は各種設定が終わり、Outlookを開いたときの初期画面です。ここで赤枠で示したよく使う項目を簡単に説明しておきます。
・新しいメール：新しいメッセージを書くときはここから始めます。
・返信・全員に返信・転送：相手から来たメールに対応します。
・アドレス帳：メール送受信に必須の機能です。
・すべてのフォルダーを送受信：必要に応じてクリックして送信・受信をします。
・(左下)ナビゲーション：左から順に メール・予定表・連絡先・オプション のアイコンです。
　下図はOutlookメールを開くと現れる初期画面で、この画面からメールの送受信を始めます。下方の「ナビゲーション」は、通常は封筒マークの「メール」が選択（アイコンが青色）されています。人形マークの「連絡先」が「アドレス帳」です。


＜簡易なアドレス帳の作成＞
　Outlookでは「アドレス帳」のことを「連絡先」といいます。上図のナビゲーションで人型マークの「連絡先」をクリックすると、下図「連絡先」画面が現れます。下図下方の人型マークが青くなっていることを確認してください。

　上図「連絡先」画面で左上「新しい連絡先」をクリックすると、下図のような個人ごとの「連絡先」画面が現れます。ここで「姓/名」欄に名前を、「メール･･･」欄にメールアドレスを記入して、画面左上の「保存して閉じる」を押せば 1名の登録が完了します。この操作を繰り返してアドレス帳を完成させていきます。


＜受信メールからアドレスを登録＞
　受信したメールには相手のメールアドレスが記載されているので、これを利用して登録する方法もあります。上図の個人画面から登録するより、はるかに容易に登録ができます。
　下図「受信トレイ」で目的のメールをクリックし、その右欄の閲覧ウィンドウで相手のメールアドレスを右クリックします。現れるサブメニューから「Outlookの連絡先に追加」をクリックします。すでに登録済みのときは「Outlookの連絡先に追加」が出ないこともあります。
　その後「新アドレス－連絡先」画面が出るので内容を確認して、画面左上の「保存して閉じる」をクリックし、確認画面の「更新」ボタンを押します。ただし、メール画面の「表示」タブの「閲覧ウィンドウ」は、「右」（下図のような3列表示）になっているものとします。


＜アドレス帳を整理＞
　アドレス帳は常にきちんと整理して、使いやすくしておきたいものです。Outlook「初期画面」のトップメニューにある「アドレス帳」をクリックすると、下図左「アドレス帳：連絡先」画面が現れます。不要になった古いアドレスがあれば、そのアドレスを右クリックして「削除」しましょう。
　内容を変更・修正したいアドレスがあれば、そのアドレスをダブルクリックします。先に使った個人別の下図右「連絡先」画面が現れるので、修正したい項目を編集して、画面左上の「保存して閉じる」ボタンを押します。


＜アドレス帳を利用＞
　Outlookで「新しいメール」を出すときは、アドレス帳を利用して送信先のメールアドレスを挿入するのが便利です。「新しいメール」を出す手順は、Outlookの初期画面で「新しいメール」をクリックすると、下図のようなメッセージ作成画面が開きます。
　下図で「宛先」をクリックすると、手前画面の「名前の選択:連絡先」というアドレス帳が開きます。目的のアドレスをダブルクリックすると、その下方の「宛先」欄にそのアドレスが登録されます。右下方「OK」を押せば、目的のアドレスが「新しいメール」画面の「宛先」欄に挿入されます。


＜アドレス帳をグループ分け＞
　アドレス帳の人数が少ないときは今まで述べたような簡易なアドレス帳でいいでしょう。ただ、登録人数が多い場合は、下図のように「連絡先」フォルダの下に「家族」「会社」「趣味」などのフォルダを作成し、そのフォルダをアドレス帳のグループとして使うと便利です。

　上図で「連絡先」フォルダを右クリック ～「フォルダーの作成」をクリックすると、右図「新しいフォルダーの作成」画面が現れます。
　右図の「名前」ボックスに「家族」などのグループ名を入力し、次に最下段の「連絡先」を選択して「OK」です。
　これで「連絡先」フォルダの下に「家族」フォルダができました。同じことを繰り返し、「会社」や「趣味」などのフォルダも作っていきます。「連絡先」フォルダも、その他フォルダとして使えます。